Un semplice metodo che come imprenditore devi conoscere per gestire il tuo tempo e non venire sommerso dagli impegni.

La tua vita di imprenditore è ricca di impegni lavorativi. Avere l’agenda piena è la norma.

Vero?

Purtroppo, spesso, all’attività ordinaria, necessaria per portare avanti l’azienda, si sommano gli imprevisti.

E questo fa sballare la tua tabella di marcia. Giusto?

Alla fine arriva la sera e il lavoro da fare, invece, che essere diminuito è aumentato e si è accumulato sulla tua scrivania o nella tua To-Do-List.

Quindi cosa fai, di solito?

Riorganizzi la tua agenda con l’obiettivo di smaltire il lavoro arretrato nei giorni successivi.

Peccato, però, che salvo rare eccezioni, non riesci mai a metterti in pari.

Tutto questo porta con sé, come conseguenza, un forte stress emotivo, ansia e una sensazione di impotenza.

Se hai letto tutto, con attenzione, fino a qua.

Vuol dire che stai cercando una soluzione a questo problema.

Bene! Sei nel posto giusto.

Come gestire il tuo tempo senza impazzire

Prima di spiegarti un semplice metodo che potrai facilmente applicare da solo per gestire la mole di lavoro che ogni giorno si accumula sulla tua scrivania, voglio che tu prenda consapevolezza di una semplice verità…

Non riuscirai mai a gestire e a finire tutte le attività, poiché c’è troppo da fare.

L’obiettivo che deve guidare le tue azioni è quello di arrivare a fine giornata avendo portato a termine tutte le attività urgenti.

Cioè tutte quelle attività che, se non svolte, impediscono alla tua azienda e ai tuoi progetti di andare avanti.

Per ottenere questo risultato devi fare quattro cose:

  1. Analizzare
  2. Pianificare
  3. Delegare
  4. Essere disciplinato nel gestire te stesso

Come imprenditore hai l’obbligo di lavorare sul tuo business e non nel tuo business.

Questo vuol dire che ti devi occupare solo delle attività essenziali per far crescere la tua azienda.

Per prima cosa analizza i processi aziendali e individua quelli che necessariamente richiedono il tuo intervento.

Dopodiché pianifica il tuo orario di lavoro giornaliero, settimanale e mensile in modo tale che le attività da portare a termine non siano comprese nei 2 quadranti “Non Importante”.

Fatto ciò, crea una lista delle priorità giornaliere.

Ovviamente, non devi riempire la lista di cose da fare giornalmente. 

Se no ti ritrovi al punto di partenza.

Strafare non è mai la soluzione vincente. 

Quando devi affrontare un grosso progetto, suddividilo in tante micro attività.

Per prima cosa fai le attività più impegnative, non rimandarle.

Delega il lavoro ai tuoi collaboratori non in base alle mansioni ma agli obiettivi da raggiungere, riservati del tempo per supervisionare ciò che fanno e per addestrarli.

Dopodiché chiedi loro di fare rapporto sull’esecuzione delle attività che gli hai assegnato (meglio, se per iscritto).

Infine, rivedi i loro rapporti.

Sii disciplinato e applica questo metodo per un periodo di tempo sufficientemente lungo in modo che diventi, per te, un’abitudine.

Ma, soprattutto, impara a non fare tutto tu. 

Non devi diventare il collo di bottiglia della tua impresa.

Sono finiti i tempi, se mai sono esistiti, in cui il titolare di azienda poteva mettere il suo zampino in ogni attività aziendale.

Ricordati che non puoi più essere il referente unico di tutto ciò che accade in azienda

Anche se sei il capo.

Ciò detto, come promesso all’inizio, eccoti un semplice metodo che ti permetterà di gestire al meglio le tue priorità.

La matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower è un metodo di ottimizzazione del tempo che permette di separare ciò che è urgente da ciò che non è importante.

Combinando i parametri di urgente (criterio oggettivo che dipende dalla variabile tempo e va applicato a tutte quelle attività che richiedono attenzione immediata o a breve scadenza) e importante (criterio soggettivo che dipende dai valori del singolo individuo: ciò che per te è importante non lo è per il tuo commerciale, ad esempio) si ottiene una tabella suddivisa in quattro quadranti. 

Esercitazione: la matrice di Eisenhower/Covey

Come abbiamo visto, urgenza e importanza sono tra loro indipendenti e si combinano per definire le priorità delle cose da fare. Ripartiamo dalla domanda precedente. Nella gestione del tuo tempo, privilegi più le cose importanti o quelle urgenti?

Non è facile rispondere anche perché, come vedrai con gli esercizi successivi, l’urgenza è oggettiva perché dipende unicamente dal tempo, mentre l’importanza è soggettiva perché i criteri che la determinano dipendono dal singolo e dal contesto in cui si trova.

Ti propongo uno strumento classico, la cui paternità è attribuita al generale e presidente USA Dwight Eisenhower, approfondita successivamente da Stephen Covey nel best seller “7 habits of highly effective people”.

Gestione Tempo Imprenditori

Gestione del Tempo

  • Quadrante 1: attività urgenti e importanti => azioni che vanno compiute al più presto e che non possono essere delegate ad altri (telefonate ai clienti, progetti in scadenza o già scaduti, emergenze). 

Le attività che rientrano in questo quadrante devono essere ridotte ai minimi termini poiché sono quelle che ti fanno perdere il controllo della situazione, costringendoti a lavorare in un perenne stato di emergenza.

  • Quadrante 2: attività non urgenti ma importanti => si tratta di attività di carattere strategico e a lungo termine (ad esempio, definizione di strategie per implementare il tuo business, corsi di formazione, ricerca di nuove opportunità di business, attività sportiva, esami medici) che servono a migliorare il tuo business, le tue competenze e la tua salute.

Azioni che si possono rimandare, ma non in eterno. Infatti, il rischio è che ricadano nel primo quadrante.

  • Quadrante 3: attività urgenti ma non importanti => si tratta di azioni che si possono tranquillamente delegare ad altri (riunioni inutili, compiti che ti sono stati scaricati addosso da altri).

Portare a termine queste attività vuol dire sottrarre energie e tempo a cose più importanti.

  • Quadrante 4: attività non urgenti e non importanti => si tratta di tutte quelle azioni che sono superflue. Un puro e semplice spreco di tempo.

Quindi da non fare.

Per concludere ti insegno un piccolo trucco per ricordarti questo schema sfruttando la parola TIME (tempo):

  • Tassativo => Quadrante 1
  • Importante e Indispensabile => Quadrante 2
  • Mansione delegabile a qualcun altro => Quadrante 3
  • Eliminabile => Quadrante 4

Come avrai capito imparare a gestire il tuo tempo è una delle cose più importanti che devi fare come imprenditore, se vuoi abbracciare la via dell’eccellenza.

Farlo da solo non è per nulla facile.

Per questo motivo, qualora avessi bisogno di un aiuto sappi che puoi sempre contare sui nostri Consulenti Crescita Impresa (CCI).

Un CCI ti può insegnare come utilizzare al meglio la matrice di Eisenhower, ma non solo. 

Per oggi è tutto!

Ti do appuntamento al prossimo post.