Processi e tecnologia come chiavi di crescita di un business solido e duraturo.

In questo quarto e ultimo post della serie dedicata alle 4 aree di un’azienda su cui si deve intervenire, se si vuole creare un business di successo, parleremo di processi e tecnologia.

Ovvero, ci soffermeremo sulla creazione di sistemi per gestire il business e sull’uso della tecnologia come leva per la loro implementazione.

Come definire una procedura

Procedure e processi sono gli elementi fondanti di un sistema organizzato.

Con procedura s’intende un insieme di prescrizioni per portare avanti un’attività o un processo (cioè si descrive il modo corretto di fare qualcosa, n.d.r.), mentre con processo si è soliti indicare un insieme di attività correlate o interagenti che trasformano un input in un output. 

La loro mancanza fa sì che la tua impresa sia come una casa le cui fondamenta poggiano su un terreno sabbioso.

In altre parole, la tua azienda rischia di crollare da un momento all’altro.

Infatti, se tutte le procedure e le conoscenze sono racchiuse solo nella tua testa e non sono diffuse all’interno del tuo team, i tuoi collaboratori non saranno in grado di portare a termine i processi necessari per servire al meglio i tuoi clienti.

E questo sul lungo periodo porta l’organizzazione a implodere.

Per capire quali procedure sono portate avanti nella tua impresa ti suggerisco di farti le seguenti domande:

  • Che cosa faccio ogni giorno, settimana e mese?
  • Quante volte lo faccio?
  • Quanto tempo mi richiede portare a termine ogni singola task?
  • In base a quali parametri posso affermare che la mia giornata lavorativa è stata un successo dal punto di vista delle task realizzate?
  • Come porto avanti le mie task quotidiane?
  • Perché faccio le cose in un certo modo? Cosa accadrebbe se le facessi diversamente?

Una volta che hai ben chiare le tue procedure, invita i membri del tuo team a rispondere alle stesse domande.

Questo è il primo passo per creare un business che non dipenda, esclusivamente, dalla tua presenza come accade, invece, in tutte quelle realtà in cui se manca il titolare dell’azienda il lavoro va avanti a scartamento ridotto poiché nessuno sa che pesci pigliare.

Ciò premesso ricordati che nel proceduralizzare le varie sequenze di azioni del tuo business, partendo da come rispondere al telefono fino ad arrivare al modo in cui i manager gestiscono i loro team al fine di realizzare il piano strategico aziendale, cerca i modi per semplificare e sistematizzare il tuo business che siano in grado di garantire costanza di risultati, cioè output tutti uguali, e la loro prevedibilità.

Come creare un manuale delle procedure

Per prima cosa documenta tutte le procedure e i processi che avvengono all’interno dell’organizzazione aziendale.

Parti dai compiti più elementari fino ad arrivare a quelli più complessi e chiedi ai membri del tuo team di mettere per iscritto come completano le task di routine che portano avanti giornalmente, settimanalmente e mensilmente.

Nel cercare di migliorare queste procedure ricordati sempre di adeguarle ai fattori tecnologici emergenti e alle mutate condizioni di mercato.

Queste alcune domande che ti possono essere utili nel percorso per eliminare le ridondanze all’interno delle procedure, semplificarne i passaggi e migliorarne l’esecuzione:

  • Quali sono i processi più importanti di questa organizzazione aziendale?
  • Quali tra questi processi dovrebbero essere migliorati per aumentare la nostra efficienza e per servire al meglio i nostri clienti?
  • In che modo la nostra struttura organizzativa causa inefficienze, carenze nella fase di controllo, mancanza o povertà di comunicazione, ritardi, un servizio al cliente di scarsa qualità e/o una mancanza di chiarezza nei ruoli?
  • Come possiamo migliorare la nostra struttura organizzativa?
  • All’interno della nostra struttura organizzativa quali sono i sistemi e le tecnologie più importanti?
  • Quali tra questi sistemi o tecnologie dovrebbero essere migliorati per primi? 

Per portare avanti questo minuzioso lavoro di analisi potrai usare:

  • Diagrammi di flusso
  • Documenti
  • Checklist
  • Video 
  • Audio 
  • Fotografie
  • Sistemi informatici

Ricordati di investigare tutte le aree aziendali a partire dalle seguenti:

Operazioni d’ufficio giornaliere:

  • Rispondere al telefono.
  • Ritirare e aprire la posta.
  • Acquisto delle forniture e manutenzione delle attrezzature per l’ufficio.
  • Invio di fax e di email.
  • Salvataggio e archiviazione dati.
  • Gestione della spedizioni in entrata e uscita.

Attività produttive:

  • Sviluppo prodotti e loro protezione legale.
  • Sviluppo del packaging e del materiale collaterale (ad es., cataloghi).
  • Metodi e procedure di produzione.
  • Costi di produzione e procedure per la richiesta di acquisto delle forniture.
  • Procedure di selezione dei fornitori.
  • Procedure per determinare la garanzia sui prodotti o servizi offerti.
  • Procedura per stabilire i prezzi dei prodotti o servizi offerti.

Magazzino:

  • Procedure per l’inventario.
  • Procedure per ordinare i prodotti esauriti che sono funzionali alla produzione.
  • Ricevimento e stoccaggio dei prodotti.
  • Gestione amministrativa del magazzino.

Gestione e tracciamento degli ordini dei clienti:

  • Presa in carico dell’ordine e registrazione degli ordini via telefono, fax, email od online.
  • Preparazione dell’ordine e del pacco o del pallet da spedire.
  • Creazione della bolla di accompagnamento e verifica della sua corrispondenza con il contenuto dei colli in fase di spedizione.
  • Consegna al corriere della spedizione.
  • Tracciamento della spedizione.

Attività contabile e amministrativa:

  • Registrazione e invio fattura elettronica.
  • Invio copia di cortesia della fattura al cliente.
  • Verifica dei pagamenti e dello stato dei conti correnti aziendali.
  • Gestione delle note di credito.
  • Monitoraggio del Ciclo Economico, del Ciclo Finanziario e del Ciclo Patrimoniale.
  • Gestione delle procedure di acquisto e pagamento dei fornitori.
  • Gestione dell’inventario.
  • Gestione del trattamento dei dati sensibili di dipendenti, clienti e fornitori in conformità della GDPR.

Customer service:

  • Gestione delle lamentele del cliente.
  • Gestione dei resi a livello di inventario di magazzino.
  • Sostituzione dei prodotti difettosi o attivazione di qualsiasi altra garanzia offerta al cliente.
  • Misurazione della qualità e della professionalità del servizio consegne.

Marketing e commerciale:

  • Sviluppo e gestione piano marketing.
  • Sviluppo e produzione del materiale promozionale.
  • Creazione del funnel e realizzazione della campagna di lead generation.
  • Pianificazione della campagna pubblicitaria, delle attività di marketing diretto e di quelle di PR.
  • Sviluppo e manutenzione del database aziendale di lead e clienti in conformità con la GDPR. 
  • Sviluppo e manutenzione del sito web aziendale in conformità con la Cookie Policy.
  • Analisi dell’andamento delle vendite.
  • Analisi del Customer Lifetime Value.
  • Tracciamento del numero dei lead e della loro provenienza.
  • Misurazione del tasso di conversione di ogni venditore.
  • Misurazione ROAS e ROI.

In tutto questo la tecnologia ti può essere di grande aiuto nel mettere a sistema e semplificare i processi.

Strumenti come il CRM o l’ERP, l’autoresponder e i software per la gestione contabile e amministrativa possono aiutarti a risparmiare tempo e denaro.

Così come l’investire su nuovi PC o smartphone in sostituzione di quelli in uso che sono diventati obsoleti e insicuri dal punto di vista della protezione dei dati aziendali ti porterà grandi ritorni sul lungo termine e ti eviterà un sacco di rogne in caso di un'eventuale data breach.

Se questo ti sembra un grande progetto, non sbagli di certo.  

Comunque, qualora avessi bisogno di un aiuto sappi che puoi sempre contare sui nostri Consulenti Crescita Impresa

Infatti, con un CCI, al tuo fianco sarà facile suddividere il progetto in tanti piccoli passi facilmente percorribili. 

Inoltre, un consigliere di questo genere aiuterà te e il tuo team a vedere ciò che per lungo tempo avete evitato di vedere o vi è sfuggito, permettendovi di apportare alle procedure e ai processi tutti quei miglioramenti necessari per far sì che l’azienda raggiunga l’eccellenza

Se vuoi saperne di più su di loro e sui nostri servizi, contattaci.

Per oggi è tutto!

E ti rimando al prossimo post.

Stay tuned!